domingo, 2 de junio de 2013

Importancia de los documentos


Los documentos son parte fundamental de un sistema de gestión de la calidad, desafortunadamente muchas veces no les damos la importancia que tienen y solo documentamos porque es un requisito que debemos cumplir para poder obtener o mantener una certificación, dejando de lado el valor que nos agregan los documentos, ya que una buena documentación nos ayudara a estandarizar los procesos, incrementar la productividad y minimizar que se entreguen productos o servicios no conformes a los clientes.

Para logra lo anterior es importante que los documentos se vuelvan unos aliados de la empresa  y no solo un proceso burocrático que se tiene que cumplir para cubrir un requisito. Durante más de 15 años que hemos trabajado en los sistemas de gestión de la calidad hemos llegado a la conclusión que los documentos realmente se vuelven almacenes del conocimiento del negocio pero para que el documento tenga este valor es necesario que el documento este actualizado y controlado eficazmente, es importante que en las empresas se concienticen de lo que significa el control de documentos y que se le dedique el tiempo y recursos necesarios para conseguirlo.

Uno de los problemas más frecuentes en las auditorias es que los documentos no corresponden a las actividades que se ejecutan, o sea que el empleado realiza una actividad que no está contenida en el documento o tiene alguna información relevante para el proceso que no está documentada, esto nos genera un problema de dependencia del personal, ya que todo el conocimiento lo tiene el empleado y cuando este no se presenta a trabajar o se va de la empresa es donde nos damos cuenta que los documentos están incompletos dado que el empleado que llega a reemplazar al anterior le cuesta tiempo desempeñar la actividad además del riesgo de generar no conformidades mientras adquiere el conocimiento.

Una de las causas más comunes para que el documento este incompleto es el temor por parte del empleado de que al documentar su actividad cualquiera podría reemplazarlo y de esta manera ya no es necesario, es importante que se concientice al empleado de la importancia de un buen documento y que tanto el cómo la empresa se verán beneficiados.

Por lo anterior es necesario implementar un control de documentos eficaz que nos permita asegurar que el conocimiento necesario para fabricar el producto o prestar el servicio está almacenado en los documentos y debidamente controlado para evitar que se usen documentos obsoletos o que falte documentar algún proceso.

Para mayor información acerca del control de documentos puede dar clic en el siguiente link.