domingo, 2 de junio de 2013

Importancia de los documentos


Los documentos son parte fundamental de un sistema de gestión de la calidad, desafortunadamente muchas veces no les damos la importancia que tienen y solo documentamos porque es un requisito que debemos cumplir para poder obtener o mantener una certificación, dejando de lado el valor que nos agregan los documentos, ya que una buena documentación nos ayudara a estandarizar los procesos, incrementar la productividad y minimizar que se entreguen productos o servicios no conformes a los clientes.

Para logra lo anterior es importante que los documentos se vuelvan unos aliados de la empresa  y no solo un proceso burocrático que se tiene que cumplir para cubrir un requisito. Durante más de 15 años que hemos trabajado en los sistemas de gestión de la calidad hemos llegado a la conclusión que los documentos realmente se vuelven almacenes del conocimiento del negocio pero para que el documento tenga este valor es necesario que el documento este actualizado y controlado eficazmente, es importante que en las empresas se concienticen de lo que significa el control de documentos y que se le dedique el tiempo y recursos necesarios para conseguirlo.

Uno de los problemas más frecuentes en las auditorias es que los documentos no corresponden a las actividades que se ejecutan, o sea que el empleado realiza una actividad que no está contenida en el documento o tiene alguna información relevante para el proceso que no está documentada, esto nos genera un problema de dependencia del personal, ya que todo el conocimiento lo tiene el empleado y cuando este no se presenta a trabajar o se va de la empresa es donde nos damos cuenta que los documentos están incompletos dado que el empleado que llega a reemplazar al anterior le cuesta tiempo desempeñar la actividad además del riesgo de generar no conformidades mientras adquiere el conocimiento.

Una de las causas más comunes para que el documento este incompleto es el temor por parte del empleado de que al documentar su actividad cualquiera podría reemplazarlo y de esta manera ya no es necesario, es importante que se concientice al empleado de la importancia de un buen documento y que tanto el cómo la empresa se verán beneficiados.

Por lo anterior es necesario implementar un control de documentos eficaz que nos permita asegurar que el conocimiento necesario para fabricar el producto o prestar el servicio está almacenado en los documentos y debidamente controlado para evitar que se usen documentos obsoletos o que falte documentar algún proceso.

Para mayor información acerca del control de documentos puede dar clic en el siguiente link.

sábado, 18 de mayo de 2013

Distribución de documentos


La distribución de documentos consiste en entregar copias de los documentos del sistema de gestión de la calidad a las personas que las necesitan para realizar sus actividades, esto es lo que nos solicita la norma ISO 9001 en uno de los requisitos del control de documentos, asegurarnos que los documentos que se requieren para realizar el producto o prestar el servicio estén en el lugar donde se desarrolla la actividad. 

Existen dos formas de entregar copias controladas en Papel o Electrónico.

La distribución en papel se realiza sacando copias a los documentos originales para entregarlas a las personas que las requieren para realizar sus actividades, es recomendable poner una identificación a la copia mediante un sello que nos diga que es una copia controlada, de preferencia hay que utilizar tinta de color para sellarla, ya que   de esta forma podemos identificar si alguien saca copias fotostáticas. También es necesario llevar un control de las personas a las que se les ha entregado una copia controlada, para que cuando sea necesario cambiarla saber quién tiene una copia y de esta manera evitar tener documentos obsoletos.

La distribución electrónica consiste en la entrega de copias por medio electrónico, esta distribución se puede hacer teniendo una carpeta compartida en red y ahí colocar los documentos del sistema, otra es colocarla en una página web o utilizar algún software como FOQUS DOC que nos permita hacer distribuciones electrónicas. Una característica importante a considerar para la distribución electrónica es el poder asegurar que los documentos no se pueden imprimir ni copiar, ya que si lo podemos imprimir o copiar no podemos asegurar que se esté utilizando la última versión del documento y podríamos caer en el problema de tener copias obsoletas en el sistema de gestión de la calidad. También es necesario asegurar que cuando se cambia el documento, la copia electrónica se actualiza.

En la distribución de copias controladas es común encontrar los siguientes problemas:

Documentos obsoletos, esto se da porque en el sistema encontramos copias distribuidas que no corresponden a la revisión vigente del documento, este es uno de los principales problemas en las auditorias.

Documentos que no se encuentran donde se requieren, esto es que el personal no tiene una copia controlada del documento que requiere para realizar su actividad.

Para mayor información acerca del control de documentos puede dar clic en el siguiente link.

jueves, 9 de mayo de 2013

En que consiste el control de documentos para un sistema de gestión de la calidad



¿En qué consiste el control de documentos?

El proceso de control de documentos nos permitirá asegurar que los documentos que son requeridos para la elaboración del producto o la prestación del servicio están controlados de acuerdo a los requerimientos de las normas ISO 9001, ISO 14000, TS16949, HACCP, entre otras, a las que da cumplimiento para asegurar la calidad del producto o servicio. Este proceso incluye las siguientes etapas: Elaboración de documentos, Aprobación de documentos, Distribución de documentos, Cambio de Nivel de revisión de documentos, Retiro de documentos, Vigencia de la revisión de documentos y el control de documentos de origen externo. A continuación se describen cada una de las etapas.

Elaboración de documentos.

En esta etapa el responsable del proceso y los involucrados elaboran los documentos que son necesarios para asegurar que el producto o servicio cumpla con los requerimientos establecidos por los clientes o por normas a que se debe dar cumplimiento. Las principales características que debe de cumplir son:
1.       Código del documento que nos permita una identificación única en el sistema, es importante llevar un control de estos códigos ya que es muy común que cuando se está desarrollando el sistema se duplican.
2.       Nivel de revisión que nos permita conocer  la revisión actual del documento, cambia con cada modificación que se hace al documento.
3.       Fecha de revisión que nos indicará cuando fue la última modificación que se ha realizado al documento, cambia con cada modificación que se hace al documento.
4.       Título del documento que nos permita saber de qué se trata el documento, es recomendable que se asignen títulos cortos para efectos prácticos.
5.       El objetivo del documento, en caso de ser necesario, en el cual se establece cual es el propósito del  documento.
6.       Alcance del documento, en caso de ser necesario, donde delimitamos hasta donde se debe aplicar el documento.
7.       Contenido del documento, donde se documenta como se debe realizar el proceso que se esta documentando.
Es recomendable contar con una serie plantillas prestablecidas donde se definan las características que debe de llevar el documento. Una manera práctica de hacer esto definir una plantilla por tipo de documento con los datos requeridos, lo que nos permitirá estandarizar los documentos del sistema de gestión de la calidad.

Aprobación de documentos.

En esta etapa se aprobará el documento para indicar que el documento cumple con los requerimientos para la realización del producto o la prestación del servicio, esta actividad se da cumplimiento mediante una serie de firmas, las firmas se determinan en función del tipo de documento y las necesidades de la organización, siendo una estructura estándar la siguiente:
1.       Elaboración del documento, esta firma indica que el responsable del proceso está de acuerdo en que el documento cumple con los requerimientos para la elaboración del producto o la prestación del servicio.
2.    Revisa, esta firma nos indica que el responsable de los documentos ha revisado que cumple con los requisitos del control de documentos de las normas ISO 9001, ISO 14000, TS16949, HACCP, entre otras.
3.      Aprueba, nos indica que el responsable del área o de la organización está de acuerdo que se implemente el documento.
La aprobación del documento se puede realizar por medio firmas en el documento, donde se requiera, o por un proceso de aprobación electrónica.

Distribución de documentos

La distribución del documento consiste en entregar copias controladas de los documentos a las personas que requieren el documento para realizar sus actividades, es importante contar con un control de la distribución de los documentos ya que será necesario actualizar las copias distribuidas cuando el documento cambie, así como también es necesario saber quién debe tener una copia del documento dado que es un requisito que el documento debe estar en el lugar donde se usa. Existen dos formas de realizar distribuciones:
1.       La distribución en papel, esta consiste en entregar una copia del documento original a las personas que la requieren, es necesario establecer un control que nos permita identificar quien tiene una copia controlada para que cuando se modifique el documento se haga el cambio del documento y nos evite tener documentos obsoletos. 
2.       La distribución electrónica, consiste en distribuir el documento de manera electrónica asegurando que cuando cambia el documento actualiza esta distribución electrónica, al utilizar este medio de distribución es importante considerar que los usuarios no puedan imprimir ni guardar los documento, porque esto representa problema potencial de que nos encuentren documentos no controlados en el sistema.

Cambio de nivel de revisión de documentos

El cambio de nivel de revisión del documento se realiza cuando por alguna razón un documento del sistema de gestión de la calidad debe modificarse, para llevar a cabo el cambio del documento se debe realizar lo siguiente:
1.       Modificar el documento, sacar una copia de la versión actual del documento para realizar los cambios solicitados, es importante considerar si el cambio al documento afecta a los documentos que están relacionados con el documento modificado para que también modifique dichos documentos.
2.       Aprobar el documento, será necesario volver a aprobar el documento para que los encargados de firmar el documento aprueben las modificaciones hechas al documento y pueda ser liberado para su uso por los usuarios del sistema de gestión de la calidad.
3.       Actualizar copias distribuidas, deberá de actualizar la copias del documento que han sido distribuidas tanto en papel como por medio electrónico para evitar el uso de documentos obsoletos en el sistema, que es uno de los problemas más comunes.

Retiro de  documentos

El retiro de documento se lleva a cabo cuando se determina que un documento no se utilizará más en el sistema de gestión de la calidad, ya sea porque el proceso que cubre se va dejar de hacer o porque en un proceso de mejora se fusiono con otros documentos. Es necesario identificar los documentos que han sido retirados del sistema para evitar el uso no intencionado. Las copias que se han distribuido en papel deben recogerse para asegurar que no queda un documento obsoleto en el sistema y si está utilizando la distribución electrónica debe asegurar que los usuarios ya no tienen acceso al documento, con esto evitara que existan copias obsoletas en su sistema de gestión de la calidad y asegurará que no encontraran copias obsoletas en sus auditorias.

Vigencia de la revisión de documentos.

Los documentos deben cambiarse como consecuencia de la mejora continua en el sistema de gestión de la calidad, es por eso que es importante asignar un tiempo máximo que debe pasar desde la última modificación que se realizó al documento con el objetivo de mejorar continuamente los procesos y en caso que no se haya realizado una modificación al documento proceder a revisar si es necesario hacer un cambio.

Control de documentos de origen externo.

La forma más sencilla de saber si un documento es de origen interno o externo es preguntando quien puede modificar el documento, si el documento lo podemos modificar en la organización entonces es de origen interno, en cambio si el documento no lo podemos modificar será un documento de origen externo. Estos documentos de origen externo también debe controlarse su distribución para asegurar que cuando cambian estos documentos, tenemos en control dentro de nuestra organización para distribuirlo a los usuarios que tienen una copia.

Para mayor información acerca del control de documentos puede dar clic en el siguiente link.