Los documentos son parte fundamental de un sistema de gestión
de la calidad, desafortunadamente muchas veces no les damos la importancia que
tienen y solo documentamos porque es un requisito que debemos cumplir para
poder obtener o mantener una certificación, dejando de lado el valor que nos
agregan los documentos, ya que una buena documentación nos ayudara a
estandarizar los procesos, incrementar la productividad y minimizar que se
entreguen productos o servicios no conformes a los clientes.
Para logra lo anterior es importante que los documentos se
vuelvan unos aliados de la empresa y no
solo un proceso burocrático que se tiene que cumplir para cubrir un requisito.
Durante más de 15 años que hemos trabajado en los sistemas de gestión de la
calidad hemos llegado a la conclusión que los documentos realmente se vuelven almacenes
del conocimiento del negocio pero para que el documento tenga este valor es
necesario que el documento este actualizado y controlado eficazmente, es
importante que en las empresas se concienticen de lo que significa el control
de documentos y que se le dedique el tiempo y recursos necesarios para
conseguirlo.
Uno de los problemas más frecuentes en las auditorias es que
los documentos no corresponden a las actividades que se ejecutan, o sea que el
empleado realiza una actividad que no está contenida en el documento o tiene
alguna información relevante para el proceso que no está documentada, esto nos
genera un problema de dependencia del personal, ya que todo el conocimiento lo
tiene el empleado y cuando este no se presenta a trabajar o se va de la empresa
es donde nos damos cuenta que los documentos están incompletos dado que el
empleado que llega a reemplazar al anterior le cuesta tiempo desempeñar la
actividad además del riesgo de generar no conformidades mientras adquiere el
conocimiento.
Una de las causas más comunes para que el documento este
incompleto es el temor por parte del empleado de que al documentar su actividad
cualquiera podría reemplazarlo y de esta manera ya no es necesario, es
importante que se concientice al empleado de la importancia de un buen
documento y que tanto el cómo la empresa se verán beneficiados.
Por lo anterior es necesario
implementar un control de documentos eficaz que nos permita asegurar que el
conocimiento necesario para fabricar el producto o prestar el servicio está
almacenado en los documentos y debidamente controlado para evitar que se usen
documentos obsoletos o que falte documentar algún proceso.
Para mayor información acerca del control
de documentos puede dar clic en el siguiente link.
