¿En qué consiste el control de documentos?
El proceso de control de
documentos nos permitirá asegurar que los documentos que son requeridos para la
elaboración del producto o la prestación del servicio están controlados de
acuerdo a los requerimientos de las normas ISO 9001, ISO 14000, TS16949, HACCP,
entre otras, a las que da cumplimiento para asegurar la calidad del producto o
servicio. Este proceso incluye las siguientes etapas: Elaboración de documentos,
Aprobación de documentos, Distribución de documentos, Cambio de Nivel de
revisión de documentos, Retiro de documentos, Vigencia de la revisión de
documentos y el control de documentos de origen externo. A continuación se
describen cada una de las etapas.
Elaboración de documentos.
En esta etapa el responsable del
proceso y los involucrados elaboran los documentos que son necesarios para
asegurar que el producto o servicio cumpla con los requerimientos establecidos
por los clientes o por normas a que se debe dar cumplimiento. Las principales
características que debe de cumplir son:
1.
Código del documento que nos permita una identificación
única en el sistema, es importante llevar un control de estos códigos ya que es
muy común que cuando se está desarrollando el sistema se duplican.
2.
Nivel de revisión que nos permita conocer la revisión actual del documento, cambia con
cada modificación que se hace al documento.
3.
Fecha de revisión que nos indicará cuando fue la
última modificación que se ha realizado al documento, cambia con cada
modificación que se hace al documento.
4.
Título del documento que nos permita saber de
qué se trata el documento, es recomendable que se asignen títulos cortos para
efectos prácticos.
5.
El objetivo del documento, en caso de ser
necesario, en el cual se establece cual es el propósito del documento.
6.
Alcance del documento, en caso de ser necesario,
donde delimitamos hasta donde se debe aplicar el documento.
7.
Contenido del documento, donde se documenta como
se debe realizar el proceso que se esta documentando.
Es recomendable contar con una
serie plantillas prestablecidas donde se definan las características que debe
de llevar el documento. Una manera práctica de hacer esto definir una plantilla
por tipo de documento con los datos requeridos, lo que nos permitirá
estandarizar los documentos del sistema de gestión de la calidad.
Aprobación de documentos.
En esta etapa se aprobará el
documento para indicar que el documento cumple con los requerimientos para la
realización del producto o la prestación del servicio, esta actividad se da
cumplimiento mediante una serie de firmas, las firmas se determinan en función
del tipo de documento y las necesidades de la organización, siendo una
estructura estándar la siguiente:
1.
Elaboración del documento, esta firma indica que
el responsable del proceso está de acuerdo en que el documento cumple con los
requerimientos para la elaboración del producto o la prestación del servicio.
2. Revisa, esta firma nos indica que el responsable
de los documentos ha revisado que cumple con los requisitos del control de
documentos de las normas ISO 9001, ISO 14000, TS16949, HACCP, entre otras.
3. Aprueba, nos indica que el responsable del área
o de la organización está de acuerdo que se implemente el documento.
La aprobación del documento se puede realizar por medio
firmas en el documento, donde se requiera, o por un proceso de aprobación
electrónica.
Distribución de
documentos
La distribución del documento
consiste en entregar copias controladas de los documentos a las personas que
requieren el documento para realizar sus actividades, es importante contar con
un control de la distribución de los documentos ya que será necesario
actualizar las copias distribuidas cuando el documento cambie, así como también
es necesario saber quién debe tener una copia del documento dado que es un
requisito que el documento debe estar en el lugar donde se usa. Existen dos
formas de realizar distribuciones:
1.
La distribución en papel, esta consiste en
entregar una copia del documento original a las personas que la requieren, es
necesario establecer un control que nos permita identificar quien tiene una
copia controlada para que cuando se modifique el documento se haga el cambio
del documento y nos evite tener documentos obsoletos.
2.
La distribución electrónica, consiste en distribuir
el documento de manera electrónica asegurando que cuando cambia el documento
actualiza esta distribución electrónica, al utilizar este medio de distribución
es importante considerar que los usuarios no puedan imprimir ni guardar los
documento, porque esto representa problema potencial de que nos encuentren
documentos no controlados en el sistema.
Cambio de nivel de revisión de documentos
El cambio de nivel de revisión
del documento se realiza cuando por alguna razón un documento del sistema de gestión
de la calidad debe modificarse, para llevar a cabo el cambio del documento se
debe realizar lo siguiente:
1.
Modificar el documento, sacar una copia de la
versión actual del documento para realizar los cambios solicitados, es
importante considerar si el cambio al documento afecta a los documentos que
están relacionados con el documento modificado para que también modifique
dichos documentos.
2.
Aprobar el documento, será necesario volver a
aprobar el documento para que los encargados de firmar el documento aprueben
las modificaciones hechas al documento y pueda ser liberado para su uso por los
usuarios del sistema de gestión de la calidad.
3.
Actualizar copias distribuidas, deberá de
actualizar la copias del documento que han sido distribuidas tanto en papel como
por medio electrónico para evitar el uso de documentos obsoletos en el sistema,
que es uno de los problemas más comunes.
Retiro de documentos
El retiro de documento se lleva a
cabo cuando se determina que un documento no se utilizará más en el sistema de
gestión de la calidad, ya sea porque el proceso que cubre se va dejar de hacer
o porque en un proceso de mejora se fusiono con otros documentos. Es necesario
identificar los documentos que han sido retirados del sistema para evitar el
uso no intencionado. Las copias que se han distribuido en papel deben recogerse
para asegurar que no queda un documento obsoleto en el sistema y si está
utilizando la distribución electrónica debe asegurar que los usuarios ya no
tienen acceso al documento, con esto evitara que existan copias obsoletas en su
sistema de gestión de la calidad y asegurará que no encontraran copias
obsoletas en sus auditorias.
Vigencia de la
revisión de documentos.
Los documentos deben cambiarse como consecuencia de la
mejora continua en el sistema de gestión de la calidad, es por eso que es
importante asignar un tiempo máximo que debe pasar desde la última modificación
que se realizó al documento con el objetivo de mejorar continuamente los
procesos y en caso que no se haya realizado una modificación al documento
proceder a revisar si es necesario hacer un cambio.
Control de documentos
de origen externo.
La forma más sencilla de saber si un documento es de origen
interno o externo es preguntando quien puede modificar el documento, si el
documento lo podemos modificar en la organización entonces es de origen
interno, en cambio si el documento no lo podemos modificar será un documento de
origen externo. Estos documentos de origen externo también debe controlarse su
distribución para asegurar que cuando cambian estos documentos, tenemos en
control dentro de nuestra organización para distribuirlo a los usuarios que
tienen una copia.
Para mayor información acerca del control de documentos puede dar clic en el siguiente link.
