La distribución de documentos consiste en entregar copias de los
documentos del sistema de gestión de la calidad a las personas que las
necesitan para realizar sus actividades, esto es lo que nos solicita la norma
ISO 9001 en uno de los requisitos del control de documentos, asegurarnos que
los documentos que se requieren para realizar el producto o prestar el servicio
estén en el lugar donde se desarrolla la actividad.
Existen dos formas de entregar copias controladas en Papel o
Electrónico.
La distribución en papel se realiza sacando copias a los
documentos originales para entregarlas a las personas que las requieren para
realizar sus actividades, es recomendable poner una identificación a la copia
mediante un sello que nos diga que es una copia controlada, de preferencia hay
que utilizar tinta de color para sellarla, ya que de esta forma podemos
identificar si alguien saca copias fotostáticas. También es necesario llevar un control de las
personas a las que se les ha entregado una copia controlada, para que cuando
sea necesario cambiarla saber quién tiene una copia y de esta manera evitar
tener documentos obsoletos.
La distribución
electrónica consiste en la entrega de copias por medio electrónico, esta
distribución se puede hacer teniendo una carpeta compartida en red y ahí
colocar los documentos del sistema, otra es colocarla en una página web o
utilizar algún software como FOQUS DOC que nos permita hacer distribuciones
electrónicas. Una característica importante a considerar para la distribución
electrónica es el poder asegurar que los documentos no se pueden imprimir ni
copiar, ya que si lo podemos imprimir o copiar no podemos asegurar que se esté
utilizando la última versión del documento y podríamos caer en el problema de
tener copias obsoletas en el sistema de gestión de la calidad. También es
necesario asegurar que cuando se cambia el documento, la copia electrónica se
actualiza.
En la distribución
de copias controladas es común encontrar los siguientes problemas:
Documentos
obsoletos, esto se da porque en el sistema encontramos copias distribuidas que
no corresponden a la revisión vigente del documento, este es uno de los
principales problemas en las auditorias.
Documentos que no
se encuentran donde se requieren, esto es que el personal no tiene una copia
controlada del documento que requiere para realizar su actividad.
Para mayor información
acerca del control de documentos puede dar clic en el siguiente link.
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